8 HƯỚNG DẪN ĐỂ SỬ DỤNG THIẾT BỊ HỌP TRỰC TUYẾN MỘT CÁCH CHUYÊN NGHIỆP

8 HƯỚNG DẪN ĐỂ SỬ DỤNG THIẾT BỊ HỌP TRỰC TUYẾN MỘT CÁCH CHUYÊN NGHIỆP

Cho dù bạn đang kết nối với một đồng nghiệp đang ở dưới sảnh hoặc là một khách hàng đang ở phía bên kia của trái đất, thiết bị hội nghị truyền hình có thể tạo nên một cuộc gặp mặt trực tiếp bất cứ khi nào họ cần. Nhưng giống như với bất kỳ công nghệ khác, sẽ có một vài sự thử thách để sử  dụng  các thiết bị này một cách thành thạo. Bằng việc tuân theo 8 chỉ dẫn tốt nhất dưới đây bạn sẽ sử dụng các thiết bị họp trực tuyến một cách thành thạo và chuyên nghiệp.

1. SỬ DỤNG TAI NGHE

Không có gì tác động đến hiệu suất bằng chất lượng âm thanh. Để giúp những người khác nghe được bạn một cách rõ ràng bằng việc mang một cái tai nghe. Điều này sẽ làm giảm tiếng ồn bên ngoài và sự nhiễu loạn âm thanh. Nếu như bạn đang ở trong một cuộc gọi đa công ty, phải chắc chắn rằng tắt microphone của bạn khi bạn không nói để tránh truyền vào những tiếng ồn xung quanh. Bên cạnh đó để tránh việc trì hoãn cuộc họp và những bối rối tiềm ẩn bằng việc kiểm tra loa và mic của bạn để chắc chắn chúng vẫn hoạt động tốt trước khi vào cuộc họp.

2. QUAN SÁT VỊ TRÍ VÀ ÁNH SÁNG NƠI BẠN NGỒI

Ngồi ở vị trí nhiều ánh sáng là sự yêu thích của nhiều người nhưng khi bước vào phòng họp trực tuyến đừng nên chọn vị trí cửa sổ phía sau bạn. Ánh sáng tự nhiên thì khắc nghiệt và tạo nên một hiệu ứng bóng đen. Tốt nhất là ngồi ở vị trí phía sau lưng là bức tường, và nếu bạn có một cái cửa sổ thì hãy đóng nó lại.

Bên cạnh đó, bức tường phía sau lưng bạn là một cơ hội để quảng bá thương hiệu của bạn. Treo lên đó một bảng hiệu của công ty bạn và trang trí xung quanh thật đẹp để tạo nên một không gian họp chuyên nghiệp. Đó là một cách thức tuyệt để quảng bá cho sản phẩm và dịch của bạn mà không cần phải nói lời nào.

Nếu như trong phòng không  có cửa sổ, chắc chắn rằng độ sáng của phòng đủ bằng việc mở sáng hoặc thêm các bóng đèn. Một ý tưởng để chiếu sáng mặt của bạn để chiếu sáng khuôn mặt của bạn là để hướng ánh sáng về phía nó và nhìn theo hướng của nó.

3. GIAO TIẾP TỰ TIN

Khi bạn bắt đầu, hỏi những người tham dự rằng liệu họ có thể nhìn thấy nội dung và nghe bạn một cách rõ ràng. Tuy nhiên, nếu như có 1 người có vấn đề, nếu bạn không thể giải quyết các vấn đề về kết nối hoặc phần cứng. Lưu lại cuộc họp và chia sẻ với mọi người để những người có vấn đề về kết nối vẫn có thể biết rõ về cuộc họp.

Đừng cố gắng xoay đầu của bạn hướng này hướng khác, nhìn trực tiếp vào camera, và tránh việc nhìn xuống. (Lưu giữ video bạn sẽ không phải tốn công ghi chép lại vì thế nên ngấng cao đầu). Ngoài ra, khi chia sẻ nội dung, nên chắc rằng vị trí đó bạn vẫn có nhìn trực tiếp camera trong khi đang trình chiếu nó.

4. THÔNG BÁO CHO MỌI NGƯỜI KHI BẮT ĐẦU GHI ÂM CUỘC HỌP

Sử dụng đúng nghi thức cuộc họp. Để tất cả mọi người biết về thời gian bạn bắt đầu ghi âm cuộc họp. Điều này sẽ sẽ giúp cho cuộc họp trong tình trạng tập trung bởi những cuộc trò chuyện cá nhân đã được giảm thiểu tối đa. Bên cạnh đó, phải chắc chắn rằng cung cấp cho những người tham gia sự truy cập vào ghi âm. Điều này sẽ giúp tất cả mọi người nghe được những gì đã lưu trữ lại.

5. TRÁNH VIỆC MẶC ÁO QUẦN CÓ MÀU SẮC NỔI BẬT

Để xuất hiện với vẻ ngoài tốt nhất nên mặc đồ có màu đất trung tính hoặc màu rắn, màu pastel. Màu xanh dương là sự lựa chọn xuất sắc. Tránh đeo bất kỳ loại vải nào có kiểu xáo trộn, chẳng hạn như sọc hoặc chấm chấm, màu đỏ hoặc trắng, hoặc bất kỳ màu sáng nào.

6. ĐIỀU CHỈNH GÓC ĐỘ CAMERA

Bằng việc tự điều chỉnh góc nhìn, bạn có thể kiểm tra góc nhìn của camera trước khi vào cuộc gọi.  Tránh những góc nhìn và vị trí khó quan sát so với tầm mắt của người nhìn.

Nếu như bạn đang sử dụng thiết bị di động cho cuộc gọi video, hãy giữ chúng ổn định nhất có thể và luôn để nó phía trước tầm mắt của bạn.

7. LUÔN HƯỚNG MẮT VỀ CAMERA

Luôn để mắt hướng về camera. Ngày nay, mọi người thường ở chế độ đa nhiệm.  Đó là cách chúng tôi hoạt động. Tuy nhiên, trong một cuộc gọi, hãy tránh điều này bằng mọi giá. Đó là nghi thức  video chuyên nghiệp để cung cấp cho người tham gia sự chú ý hoàn toàn. Tránh kiểm tra email hoặc điện thoại khi đang nghe. Bên cạnh đó, cố gắng không nhìn xuống dưới một khoảng thời gian dài.

8. CHUẨN BỊ TỐT

Hãy đến buổi họp sớm để chắc chắn rằng các thiết bị audio và video của bạn hoạt động tốt. Nếu như bạn đang ở một cuộc gọi đa công ty với nhiều người thuyết trình, nên sao chép ra một bài thuyết trình của họ, để phòng khi họ gặp khó khăn lúc chia sẻ nội dung. Phải luôn đảm bảo thời gian đúng theo lịch họp.

Phân phối thiết bị VoIP và Hội nghị truyền hình trực tuyến

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

Add: 36A, Nguyễn Gia Trí, P.25, Bình Thạnh, HCM

Tel: 02873000246 - Hotline: 19006069

Email: info@duhung.vn

Website: www.duhung.vn